东成大厦:财务管理制度
财务管理制度
(试行)
为创造优美的小区环境，维护好业主的共同利益，加强物业管理公司的收支管理，增强财务收支的透明度，有效监督好物业管理公司的财务行为，根据国家财务管理制度的有关规定，结合本公司实际情况，特制定本财务管理制度。
第一条财务收入
财务收入主要包括公共设施、设备、场所租赁费、场所广告费，业主和物业使用人的物业管理费、水电燃气费等经业主大会、业主委员会同意的合法收入。
第二条财务支出
财务支出主要包括东成大厦的维护、管理、使用等相关支出；水电燃气支出；保洁支出；业主委员会根据工作需要聘用的员工工资、保险、津贴及办公支出；业主（代表）大会、业主委员会会议支出；业委会成员交通和通讯费用等补贴；奖励支出、慰问补贴，以及业主大会同意的其他支出。所有开支凭证必须真实、有效。
第三条借款审批权限及管理
借款人首先应填写借款申请单向业委会批准权限人说明借款的原因和金额，经项目经理核准，业委会物管部主任、业委会分管主任、主任批准，批准人不在时，应电话汇报，事后补批准。
1、1000元以内的借款由项目经理核准，物业管理部主任批准，并须在3天内向财务交账结清；
2、1000元至10000元以内的借款，并须在5天内向财务交账结清；
如有特殊情况需延期向财务交清结账的，借款人要分别向业委会批准人书面说明情况。
第四条报销费用程序、批准权限及管理
公司员工有义务本着合理、节约、有效的原则使用各项费用，报销凭证必须真实、合法、有效。
报销费用的经手人需填写费用报销凭证并注明报销理由或用途，经财务审核、项目经理复查后报物管部主任、业委会分管主任、主任批准，批准人不在时，应电话汇报，事后补批准。支付现金仅用于零星采购，原则上采取转账支付。
第五条会计核算管理
1、采用借贷记账法，按权责发生制的原则确认收入，收入与其相关的成本、费用应当相互配比。
2、会计月度结账日期为月末最后一天，会计年度自公历1月1日起至12月31日止，次月10日前编制出月度财务报表。
3、会计科目的设置、会计凭证、帐簿、报表和其他会计资料的编制，必须符合国家统一的会计制度的规定，及时向领导和有关部门报送会计报表，并应当按照国家有关规定建立档案并妥善保管。
第六条现金银行管理
1、现金管理
（1）根据公司管理业务的需要，应保持有适量库存现金以备小额现金的零星支出，库存现金余额不得超过2000元，现金收入应在当天存入银行，不得超限额摆放现金。
（2）库存现金要做到日清月结，帐实相符，不得以“白条”抵充库存现金，更不得挪用现金。每周五下班前，出纳与会计同时做现金盘点，确保帐实相符。
（3）提取现金时，出纳人员需填写提现申请单，报业委会批准权限人审批核准后方可提取。
2、银行账户管理
（1）超过2000元以上的支出，应当以网银形式付款。任何一笔资金变动必须按照流程审批（特殊情况除外）。
（2）预留银行印鉴管理
预留银行印鉴应当分开保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章，业委会物管部主任保管物业公司公章、财务章，业委会主任保管印鉴章。
网银U盾应当分开保管，分别由出纳、业委会主任保管。
预留印鉴通常用于签发支票，其他需要加盖财务章和名章的文件，需经业委会批准权限人审批后，方可加盖。
第六条 会计账册装订及管理
有关资金结算、现金收支等凭证，均需有效单据附后；会计凭证按月装订成册，由财务人员存档保管。
归档的会计资料不得携带外出或外借，凡查阅、复制、摘录会计资料必须经业委会主任批准并办理相关手续，借阅人对档案资料要严格保管，限期归还。
第七条财务公开与监督
按照财务公开原则，物业管理公司按月报送财务报表，定期在东成大厦相关公示栏或业委会办公场所公布业委会财务账目（表），凭证接受全体业主监督。
业主可以查账，查询需提前预约，由财务人员配合查询。
财务人员编制的财务报告，通过业委会监事小组定期向业主（代表）大会报告，接受业主代表的质询。
第八条预算监督与管理
实行业委会对物业管理公司的财务进行监督，物业管理公司依据小区环境改善和发展需要编制预算，每年12月底之前按有关规定，结合具体情况，编制下一年度的财务预算及收支计划，交业委会，必要时经业主大会审查批准后执行。
编制预算必须坚持“量入为出，收支平衡”的原则，收入预算坚持“积极稳妥有效”的原则，支出预算坚持“统筹兼顾、保证重点、勤俭节约”的原则。
第九条相关责任
1、禁止私设帐外帐、收款不入帐等，物业公司出纳对现金的收支负有直接责任，会计负有监管责任，业委会物业管理部主任负有管理责任。
2、由于不按本制度操作给公司造成经济损失的相关人员，依法追究其经济责任或法律责任。
本制度从2017年1月起执行，试行一年（暂定），对未尽事宜，依照相关的法律法规作适当补充修正。
